2021年03月19日(更新：2024年09月20日)Microsoft OfficeからPDFを作るときに作成者の個人名を削除する方法

問題：Web掲載用PDFのプロパティに、意図せず個人名が載ることがある

Microsoft Word/Excel/PowerPointでは、オプション[基本設定]-[Microsoft Officeのユーザー設定]-[ユーザー名]の内容が、文書保存時に[作成者]として登録されます。[作成者]情報は、PDF形式で保存したときに、プロパティの[作成者]欄にも入ります。

そのままPDFをWebサイトに掲載すると、作成者の個人名が全世界に開示され、機密保持や本人のプライバシー等の観点で望ましくない場合があります。

対策としては、プロパティの[作成者]情報の削除もしくは変更が必要です。

対策1：PDF出力時にプロパティを全削除する

• ○メリット……シンプルで簡単
• ×デメリット…PDFのプロパティにタイトルを入れられない(SEO的に不利)

一番簡単な方法は、PDF作成前や作成時にプロパティをすべて削除することです。

ただし、タイトル等もまとめて空になるので、検索エンジン最適化(SEO)を重視する場合には向きません。

• a. PDF保存時にオプション指定
• b. ドキュメント検査機能で削除

a. PDF保存時にオプション指定

ファイル保存時、ファイルの種類で[PDF]を選ぶと、[オプション]ボタンからオプション項目一覧が開けます。[印刷対象外の情報を含める]で[ドキュメントのプロパティ]のチェックを外すと、PDF出力時にプロパティがすべて空になります。

b. ドキュメント検査機能で削除

メニュー[ファイル]-[情報]-[問題のチェック]-[ドキュメント検査]でプロパティや個人情報のチェックが可能です。

[ドキュメントのプロパティと個人情報]にチェックを入れた状態(他を外す必要はありません)で[検査]ボタンを押すと、検査後検出されたプロパティや作成者情報を[すべて削除]で削除できます。

対策2：保存時に個人名が入らないよう作成者名を変更する

• ○メリット……タイトル入力との共存が可能(SEO的に有利)
• ×デメリット…空欄化が難しい場合あり(組織名等の代替文字列が必要になる)

[作成者]へ個人名が入るのを避けつつ、SEO用にタイトルは生かしたい、という場合は、該当項目を直接入力すれば解決できます。

Word/Excel/PowerPointの[作成者]欄は、名前を付けて保存する際に指定できます。(保存時[その他のオプション]からダイアログボックスを開く必要があります)

なお、[作成者]を空欄にすると、デフォルト値であるオプションの[ユーザー名]の値が強制的に入ることがあります。その場合は[作成者]に組織名等を直接入れることで、個人名が入るのを防げます。

この方法であれば[タイトル]を生かしたまま[作成者]から個人名を排除できます。

対策3：PDF編集ソフトでプロパティを編集

元文書のファイルがなかったり、Word/Excel/PowerPoint以外で作られたPDFだったりする場合は、有料版Acrobat(Standard / Pro)や、サードパーティ製のPDF編集ソフトを使用すれば、PDFを直接開いてプロパティを編集・保存できます。(「Acrobat Reader」ではプロパティの編集はできません)

Office側の制約に左右されず、内容を自由に変更できるのが魅力です。

Adobe Creative Cloudコンプリートプランには、Acrobat Proが標準で含まれています。特にない場合は、「CubePDF Utility」(株式会社キューブ・ソフト)のような、プロパティ編集機能つきの無料ソフトを使うのがおすすめです。

CubePDF Utilityのプロパティ編集画面。タイトル・作成者・サブタイトル・キーワード・PDFバージョン情報・ページレイアウト・生成元アプリケーション名が変更可能

まとめ

WebサイトでPDFによる情報掲載を行う場合は、プロパティからの個人情報漏洩対策にも十分注意を払う必要があります。元文書がMicrosoft OfficeであればOffice内で簡単に対策できる項目なので、ぜひ試してみましょう。

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